Microsoft OneDrive optimal Nutzen

Microsoft OneDrive ist eine sichere und einfach zu bedienende Cloudspeicherplattform und es stehen auch schon in kleineren Microsoft Abonnements fast alle Enterprise-Funktionen zur Verfügung. Hier erfahren Sie ein paar Vorteile und Tipps zur besseren Nutzung.

Arbeiten wie bisher - im Windows Explorer

Durch die Integration von OneDrive in den Windows Explorer ergeben sich für die Windows-Desktop User nahezu keine Änderungen in der Arbeit mit Ordnern und Dateien. Der große Vorteil bei der Arbeit mit den OneDrive Ordnern ist allerdings, dass die Dateien im Hintergrund mit dem Cloudspeicher von OneDrive synchronisieren und damit unmittelbar an zumindest 2 Standorten gespeichert sind. Da OneDrive in der Regel permanent läuft ist nur noch eine aufrechte Internet-Verbindung notwendig, sollte diese einmal unterbrochen werden, wird die Synchronisation automatisch fortgesetzt, sobald die Internetverbindung wieder steht.

Dateien offline mitnehmen

Wenn Sie sich mit einem neuen Gerät mit OneDrive verbinden, werden Dateien standardmäßig nur dann heruntergeladen, wenn Sie darauf zugreifen. Möchten Sie jedoch einzelne Dateien oder Ordner jedenfalls zusätzlich offline auf der lokalen Festplatte speichern, dann funktioniert das ganz einfach über die Kontextmenüfunktion "Immer auf diesem Gerät beibehalten". Die Umkehrfunktion nennt sich "Speicherplatz freigeben", hiermit bleibt die Datei zwar im Windows-Explorer sichtbar, um sie zu öffnen muss sie jedoch wieder heruntergeladen werden.

Moderne Anlagen in Microsoft Outlook

Ohne OneDrive werden Dateien an mehrere E-Mail-Empfänger als Anhang versendet - damit wird diese Datei faktisch x-fach kopiert und von verschiedenen Personen eventuell isoliert bearbeitet. Im Anschluss müssen die Änderungen dann vielleicht wieder manuell zusammen geführt werden. Damit macht OneDrive endlich Schluss, denn Sie versenden nur noch einen Verweis zur angehängten Datei in der Cloud und die E-Mail-Empfänger öffnen jeweils dieselbe Datei. Sollen nicht alle Empfänger dieselben Rechte auf die Datei bekommen, dann können Sie die Rechte vor dem Versenden noch individuell konfigurieren. Mit den aktuellen Versionen von Word, Excel, PowerPoint ist die simultane Bearbeitung von OneDrive-Dateien möglich und es wird in z.B. Excel sogar angezeigt, wer gerade welche Zelle bearbeitet.

Wiederherstellung von OneDrive Dateien

Mit dem OneDrive-Feature „Dateien wiederherstellen“ können Benutzer Dateien zum Zustand während eines beliebigen Zeitpunkts innerhalb der letzten 30 Tage wiederherstellen. Um die gewünschte Wiederherstellungszeit auszuwählen, zeigt OneDrive ein Histogramm mit Dateiaktivitäten an, damit Sie ermitteln können, welche wiederhergestellte Version Ihren Anforderungen entspricht. Wählen Sie dazu einfach den Dateihistorien-Eintrag aus, den Sie wiederherstellen möchten, und alle Änderungen, die nach diesem Punkt vorgenommen wurden, werden zurückgesetzt.

Der gute, alte Papierkorb

Auch OneDrive verfügt über einen Papierkorb, in den gelöschte Dateien verschoben werden. Bei Geschäfts-, Uni- oder Schulkonten werden die Dateien automatisch nach 93 Tagen gelöscht.

Mobiler Zugriff auf Ihre OneDrive Dateien

Die Installation der OneDrive-App auf einem mobilen Gerät ist einfach: Laden Sie die App aus dem App-Store eines beliebigen Android-, iOS-oder Windows-Mobile-Geräts herunter. Wenn Sie den manuellen Installationsvorgang noch weiter vereinfachen möchten, wechseln Sie zu https://onedrive.live.com/about/download und geben Sie die Mobiltelefonnummer des Geräts ein, auf dem Sie OneDrive installieren möchten. Microsoft sendet eine Textnachricht an das mobile Gerät mit einem Link zur App im App Store des Geräts. Nach der Installation starten Sie den Konfigurationsprozess, indem Sie die App öffnen und auf die Eingabeaufforderungen reagieren.

Verwalten von Microsoft OneDrive in Unternehmen

Viele kleine Unternehmen verwenden OneDrive, ohne jegliche Optionen zu ändern. Wenn Sie OneDrive einige grundlegende Geräteeinschränkungen und Einschränkungen zum Teilen hinzufügen möchten, können Sie diese im OneDrive Admin Center festlegen. Hier greifen Sie auf das neue OneDrive Admin Center zu: https://admin.onedrive.com. Dort können Sie die Personen festlegen und einschränken, mit denen Ihre Benutzer Dateien teilen können, die Geräte auswählen, die Ihre Mitarbeiter für den Zugriff auf OneDrive verwenden können, und vieles mehr.
Die Einstellungen im OneDrive Admin Center sind in sechs Kategorien gruppiert:

• Teilen. Verwenden Sie anstelle dieser Seite die Seite Freigabe im neuen SharePoint Admin Center. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten der Freigabeeinstellungen.
• Synchronisieren. Auf der Seite Synchronisierung können Sie verlangen, dass synchronisierte Geräte ihrer Domäne beigetreten werden, oder Synchronisierungseinschränkungen basierend auf dem Dateityp konfigurieren.
• Speicher. Auf der Seite Speicher geben Sie den standardmäßig zugeordneten OneDrive-Speicher für Benutzer in Ihrer Office 365-Organisation an. Sie können auch konfigurieren, wie lange Daten für Benutzer beibehalten werden sollen, deren Konten gelöscht wurden (der Maximalwert beträgt 10 Jahre).
• Gerätezugriff. Verwenden Sie anstelle dieser Seite die Zugriffssteuerungsseite im neuen SharePoint Admin Center.
• Compliance. Die Seite Compliance enthält eine zentrale Liste von Links zu Überwachung, Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP), Aufbewahrung, eDiscovery und Benachrichtigungsfunktionen in Office 365, die für OneDrive gelten. (Die meisten kleinen Unternehmen verwenden diese Optionen nicht.)
  Wenn Sie den Link eines Elements auswählen, werden Sie zum Office 365 Security & Compliance Center geleitet, in dem Sie dieses Element konfigurieren können. Sie können DLP-Richtlinien aus Vorlagen erstellen, die bestimmte Arten von Daten schützen, z. B. Sozialversicherungsnummern, Bankinformationen und andere finanzielle und medizinische Inhalte. Eine exemplarische Vorgehensweise zum Erstellen von DLP-Richtlinien in Office 365 und deren Anwendung auf OneDrive finden Sie unter Erstellen einer DLP-Richtlinie aus einer Vorlage.
• Benachrichtigungen. Auf der Seite Benachrichtigungen legen Sie fest, wann OneDrive-Besitzer Benachrichtigungen über das Teilen oder den Zugriff auf Ihre Daten erhalten sollen. Diese Einstellungen sind für kleine Unternehmen hilfreich, die wahrscheinlich keine IT-Mitarbeiter haben, die diese Informationen überwachen können. Informationen zum Aktivieren dieser Optionen finden Sie unter Aktivieren von Benachrichtigungen über das externe Teilen für OneDrive.

Wenn Sie weitere Fragen zu OneDrive haben oder Ihr Einsatz-Szenario mit uns besprechen möchten, fragen Sie uns über den LiveChat oder senden Sie uns Ihre Anfrage via Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!